Controlling - auch für kleine Restaurants wichtig

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80% aller Neueröffnungen in der Gastronomie machen innerhalb der ersten 5 Jahre wieder zu. Nicht zuletzt liegt das daran, dass sie ihre Zahlen nicht im Griff haben. Machen Sie nicht den gleichen Fehler!

Controlling - nur für Großbetriebe interessant?

Thema des Monats April 2014

Ganz klar: NEIN. Controlling mag sich hochtrabend anhören, ist jedoch für jeden gastronomischen Betrieb - egal ob klein oder groß, alteingesessen oder neu - ein sehr wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Ein schönes Bild zur Verdeutlichung kommt aus der Seefahrt. Der Unternehmer ist der Kapitän - er legt den Kurs fest und hält das Ruder fest in der Hand. Der Controller ist der Lotse, der dafür Sorge zu tragen hat, dass das Ziel auch erreicht wird und Untiefen umschifft werden. Übertragen ausgedrückt, muss er zusehen, den Betrieb profitabel und leistungsfähig zu halten. Am besten tut man das mit der Hilfe von Kennzahlen.

Um bei dem Bild zu bleiben - auch in der Schifffahrt kommt der Lotse nicht erst an Bord, wenn es schon zu spät ist (das sind dann eher die Gutachter der Versicherung) - nein, er kommt rechtzeitig an Bord, um das Schiff in das richtige Fahrwasser zu bringen. Controlling ist also eine Maßnahme in die Zukunft. Es soll Schwierigkeiten erkennen, bevor sie einen Schaden verursachen können. Kontrolle im Gegensatz dazu, wird rückblickend betrieben. Man analysiert also die Vergangenheit, um Korrekturen für die Zukunft machen zu können. Controlling ist Planung, -> Budget, Zielsetzung, Steuerung mit Kennzahlen

Beim späteren Soll-Ist-Vergleich werden Abweichungen erkannt und anschließend Maßnahmen eingeleitet, um das Schiff wieder auf Kurs zu bringen. Die Aufgabe des Controllers dabei ist, diese Maßnahmen vorzuschlagen und zu implementieren. Seine Hauptaufgabe scheint dabei klar zu sein: Das Senken der Kosten, das Steigern bzw. Optimieren des Umsatzes und das Verbessern der Produktivität - all das, um den Gewinn zu erhöhen.

In kleineres oder mittleren gastronomischen Betrieben gibt es natürlich keinen eigenen Controller. Das ist die Aufgabe des Unternehmers bzw. Geschäftsführers, der dies gemeinsam mit den Abteilungsleitern im Rahmen der täglichen Routine erledigt. Wenn alle helfen dabei mitzuarbeiten, ist Controlling kein Hexenwerk und bereits mit einem Zeitaufwand von täglich rund 15 Minuten zu erledigen.

Fünf Fehler im Controlling

Rechnungswesen und Kalkulation sind im Gastgewerbe unverzichtbar

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Leider gibt es viele Unternehmen, die keinerlei Planung betreiben. Sie haben somit auch keinen Überblick darüber, wie es um die Kosten im Einzelnen steht, welche Potentiale vorhanden sind, wie es um die Liquidität bestellt ist - so also die Untiefen versteckt sind bzw. wo die ideale Fahrrinne liegt. Sie laufen somit Gefahr, den Kahn auf Grund zu setzen! Im täglichen Arbeitsleben zeigen sich dabei insbesondere sechs häufige Fehler:

1. Fehlende Zeit
Man setzt ggf. die falschen Prioritäten und schiebt das Thema vor sich her, da man mit dem Tagesgeschäft ausreichend ausgelastet ist.

2. Alles läuft doch super!
Auch wenn das Geschäft vermeidlich gut läuft, so darf man sich keinesfalls auf den Lorbeeren ausruhen. Man muss dafür sorgen, dass das auch in Zukunft so bleibt. Man muss versuchen auch weiterhin Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken. Man sollte auch weiterhin seine Qualität und Strukturen hinterfragen. Denn nur so ist man auch für die Zukunft gewappnet und bleibt wettbewerbsfähig.

3. Ich kenne meinen Betrieb genau und habe alles im Kopf
Es mag ja sein, dass ein guter Unternehmer viele Dinge im Kopf hat und ein grundsätzlich gutes Gefühl für seinen "Laden". Jedoch ist es dabei unmöglich, ins Detail zu gehen und ein scharfes Bild zu zeichnen. Man hat vielleicht ca.-Zahlen im Kopf aber sicher keinen genau berechneten Daten. Aber darauf kommt es an. Man braucht ganz klare und verlässliche Zahlen. Man sollte diese unbedingt aufschreiben und sich vor Augen halten. Ein scharf umrissenes Ziel ist besser zu erreichen, als ein nebulöses und auf ungefähren Werten basierendes!

4. Das machen meine Leute
Controlling ist und bleibt Chefsache! Auch, wenn Sie sich einen eigenen Controller leisten, sollten Sie als Unternehmer mit diesem eng zusammenarbeiten. Nur Sie kennen alle Zusammenhänge, nur Sie haben ureigene Interesse an der Maximierung des Gewinns, nur Sie sind dafür verantwortlich, die Löhne pünktlich zu zahlen. Bleiben Sie also am Ball und behalten Sie stets alle Zahlen im Blick bzw. lassen Sie sich regelmäßig von Ihrem Controller Bericht erstatten.

5. Die falschen Kennzahlen
Sie haben sicher eine ordentliche Buchhaltung und vermutlich auch einen guten Steuerberater - das heißt aber leider nicht, dass Sie die richtig zusammengestellten und aufbereiteten Zahlen erhalten. Buchhalter sind Buchhalter - sie werden Ihnen die Standard-Kennzahlen liefern. Was Sie jedoch brauchen, ist eine praxisorientierte Analyse der Zahlen. Das können nur Sie selbst bzw. Ihr Controller.

Welche Kennzahlen sind wichtig?

Kennzahlen gibt es wie Sand am Meer. Die einen sind allgemeiner Natur (allgemeine wirtschaftliche Kennzahlen wie z.B. die Liquidität 2. Grades oder die Eigenkapitalquote), die anderen sind spezifische gastronomische Kennzahlen. Nur auf die zweite Gruppe möchte ich hier eingehen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten gastronomischen Kennzahlen mit Erläuterung.

Sicher bewertet jeder Unternehmer entsprechend seines Betriebs die Wichtigkeit oder Unwichtigkeit einer Kennzahl unterschiedlich. Für den einen ist der Umsatz pro Sitzplatz wichtiger, für den anderen der Umsatz je Gast. Entscheidend ist, dass man die Zahlen richtig liest und interpretiert. Denn nur dann lassen sich daraus die notwendigen Maßnahmen ableiten.

Geld und Finanzen

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Kennzahlen - Restaurant und Gäste Für den Bereich Restaurant und Gäste findet man ebenfalls viele interessante Kennzahlen, die bei der Steuerung des Betriebs nützlich sein können.

Recht und Gesetz in Gastronomie und Hotellerie

Richtsätze des Finanzamtes Da wir gerade von Controlling, Planung und Kennzahlen gesprochen haben. Nachfolgend möchte ich Ihnen eine Richtwertliste des Bundesministeriums der Finanzen zeigen.

Excel-Datei im kostenlosen Download

Hier können Sie eine kostenlose Excel-Datei [291 KB] herunterladen mit deren Hilfe Sie alle besprochenen Kennzahlen mit wenigen Eingaben berechnen können. Sie erhalten so jeden Monat ein Dashboard mit Ihren Steuerungshilfen. (siehe nachfogenden Ausschnitt). Sollten Sie ein auf Ihren Betrieb zugeschnittenes Dashboard (eigene Excel-Datei) wünschen, schreiben Sie mir über die Kontaktseite was Sie sich vorstellen. Ich unterbreiten Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

Excel Screenshot Kennzahlen
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