Budget - Planen schafft Frieden

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Das Budget in der Gastronomie

Die Planung der Umsätze und Kosten (Budgetierung) gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Unternehmenssteuerung. Nur wenn Sie planen, erkennen Sie Abweichungen. Nur wenn Sie planen, können Sie Ihre Mitarbeiter am Erfolg teilhaben lassen. Nur wenn Sie planen, wissen Sie und Ihr Personal wo die Reise hin gehen soll: Machen Sie ein Budget!

"Ich habe meine Zahlen im Bauch"

Ein Budget sollte nicht nur im Bauch des Gastronomen existieren…Viele Gastronomen arbeiten immer noch nach dem Prinzip des „Bauchgefühls“. „Ich hab doch alle meine Zahlen im Kopf “ oder „Mein Bauchgefühl für die Zahlen passt doch meistens“, das sind leider keine seltenen Aussagen von Gastronomen. Im heutigen wirtschaftlichen Umfeld steigender Personal- und sonstiger Kosten und damit einhergehender sinkender Gewinnspannen, kann man sich ein solches Vorgehen jedoch nicht mehr leisten. Ohne die genaue Planung (Budget) sind wirklich fundierte Aussagen über die Entwicklung des Betriebes nicht möglich. Das muss man sich unbedingt vor Augen führen. Auch wenn klar ist, dass eine Planung nicht 100% sicher sein kann, bietet sie jedoch deutlich mehr als das reine Bauchgefühl. Immerhin erkennt man Abweichungen schneller und kann somit schneller darauf reagieren. Man beschäftigt sich durch die Erstellung eines Budgets frühzeitig mit der Zukunft des eigenen Unternehmens und erkennt im besten Falle Chancen und Risiken. Man bekommt einfach ein besseres Gefühl für die Zusammenhänge im Betrieb. Gibt es ein schriftliches Budget, können auch Mitarbeiter in die Zielerreichung einbezogen werden. Findet das alles nur im Bauch des Chefs statt, wird das schwierig.

Verantwortung übertragen

Ein weiterer bedeutender Vorteil eines niedergeschriebenen Budgets ist, dass man z.B. den Abteilungsleitern Verantwortung für Teilbereiche übergeben kann. Werden z.B. im Budget feste Beträge für die Neuanschaffung von Gläsern und Porzellanteilen festgelegt, kann der Restaurantleiter im Rahmen dieses Budgets frei über den Betrag verfügen, ohne jedes Mal den Chef fragen zu müssen. Auch der festgelegte Betrag für Verbrauchsartikel oder Küchenkleininventar könnte dem Küchenchef in die Verantwortung gegeben werden. Das erleichtert die tägliche Arbeit, entlastet den Chef und fördert die Motivation der Mitarbeiter, da sie selbstverantwortlich (im Rahmen des Budgets) entscheiden können. In der Excel-Vorlage werden Sie bereits einige solcher Konten finden.

Komplexer Prozess

Das Budget (auch Forecast, Prognose oder Hochrechnung genannt) ist eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Planungsinstrumente in der Gastronomie und die Erstellung ist ein sehr komplexer Prozess. Das Budget soll die Geschäftsentwicklung für einen zukünftigen Zeitraum (kurz-, mittel-, oder langfristig) darstellen. Meist meint man aber den operativen, einjährigen Unternehmensplan. Hierin vereinen sich Teilbudgets wie z.B. das Marketingbudget oder Personalbudget, die jede/s für sich detailliert betrachtet und geplant werden müssen.

Ist gibt eine Vielzahl von Überlegungen, die als Vorbereitung auf die Budgetierung angestellt werden müssen. Wohin soll die Geschäftsentwicklung gehen? Sind größere Investitionen geplant (z.B. in die Erweiterung der Terrasse – was sich unmittelbar auf die Umsätze auswirken würde)? Sollen weitreichende Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter durchgeführt werden? Wie viel Werbung will man im nächsten Jahr einsetzen und über welche Kanäle?

Je nach Art des Vorgehens, ergibt sich das Gesamtbudget entweder aus den Teilbudgets für Marketing, Personal, etc. oder aber diese Teilbudgets werden nachrangig erst nach der Erstellung des Gesamtbudgets erstellt. Bei meinen Betrachtungen hier gehe ich von der ersten Variante aus. Also zunächst einmal sollte man das Personalbudget und den Marketingplan etc. entwickeln und diese Werte dann in das „große“ Budget übernehmen.

Der Kreislauf

Die Erstellung eines Budgets ist nur der erste Schritt in einem sehr wichtigen Kreislauf: Budget --> Soll-Ist-Vergleich (Budget-Actual-Abgleich) --> Analyse der Abweichungen --> Gegensteuerung

Die Werte des Budgets bilden also die Grundlage. Ohne diese Grundlage können keine Abweichungen festgestellt und somit auch keine Gegenmaßahmen eingeleitet werden. Der monatliche Budget-Actual-Abgleich ist das eigentliche Ziel der Erstellung eines Budgets. In meiner Excel-Vorlage ist alles bereits vorbereitet. Sie müssen nur Ihre Zahlen aus der Buchhaltung in die Felder eintragen und erhalten sofort alle Abweichungen – sowohl für den Monat selbst auch auch kumuliert. Hierin liegt nun die Basis für Ihre eventuell notwendige Gegensteuerung.

Das konkrete Vorgehen zur Erstellung des Budgets

Lassen Sie sich nicht entmutigen...

Vermutlich wird Ihr erstes Budget nicht voll und ganz eintreten. Lassen Sie sich aber nicht entmutigen. Über die Jahre werden Sie zum Profi. Bitte beachten Sie aber auch, dass Sie nie zu optimistisch planen, aber auch nicht zu niedrig herangehen. Gerade die Umsätze sollten im erreichbaren Korridor liegen, aber vielleicht stets ein wenig über dem Möglichen. Das motiviert! Bleiben Sie stets realistisch. Machen Sie keine Planung nur aus der Vermutung heraus. Ihnen stehen viele Dokumente und Zahlen in Ihrem Unternehmen und Ihre Erfahrung zur Verfügung, um eine bestmögliche Planung machen zu können.

Konkrete Tipps für die Budgeterstellung
+ Planen Sie ausreichend Zeit für die Erstellung des Budgets ein. An und für sich ist es so, dass die Planung des Budgets für das übernächste Jahr bereits beginnt, wenn das Budget für das nächste Jahr gerade abgeschlossen ist.

+ Um ausreichende und aussagekräftige Daten zu haben, sollte man sich das ganze Jahr über Notizen machen, die einem bei der Erstellung des Budgets helfen können.
+ Tragen Sie im Kostenblock zunächst die festen Kosten (Fixkosten) ein wie z.B. Miete/Pacht, GEZ, Versicherungen, Internetflatrate, etc. und arbeiten Sie sich dann langsam zu den variablen Kosten weiter durch.

+ Beziehen Sie Ihre Abteilungsleiter in die Planung mit ein. Ein Budget macht erst richtig Sinn, wenn alle sich damit identifizieren können. Ein von oben diktiertes Budget ist deutlich schwerer im Alltag umzusetzen, als eins, welches von den Abteilungen mit entwickelt und getragen wurde.

+ Gehen Sie mit Ihren Abteilungsleitern in Klausur. Bereiten Sie alles gut vor und schließen Sie sich dann für ein ganzes Wochenende ein. Am besten, sie fahren gemeinsam in ein nahegelegenes Seminarhotel und mieten dort einen kleinen Raum. So sind Sie weg vom Betriebsalltag. Schalten Sie Ihre Handys aus und widmen Sie sich voll und ganz der Aufgabe.

+ Ist das Budget einmal erstellt, steht es! Man sollte nur bei sehr außergewöhnlichen Umständen das Budget unterjährig verändern (z.B. wenn durch den Neubau der Straße vor dem Restaurant plötzlich keine Gäste mehr kommen oder andere tiefgreifende Ereignisse das Ergebnis maßgeblich beeinflussen). Das Budget dient der Orientierung, es ist der rote Faden durch das Wirtschaftsjahr. Behalten Sie diesen Faden möglichst bei.

+ Stellen Sie sich die Fragen: Wohin wollen wir uns entwickeln? Wie erreichen wir diese Ziele? Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden, um die Planung Wirklichkeit werden zu lassen?

+ Machen Sie sich ruhig auch schon einmal Gedanken über die weiteren Folgejahre. Kommt dabei eine langfristige Unternehmensplanung (5 oder 10 Jahre) bei rum, umso besser.

+ Machen Sie sich bei dem Planungsvorgang reichlich Notizen zu Ihren Überlegungen. Sie werden diese sicher im nächsten Jahr als sehr nützlich empfinden und müssen Dagewesenes nicht erneut durchdenken.
Balken schmal - Weiterführende Links und Infos

Genau Beschreibung des Begriffs Fixkosten – bei wirtschaftslexikon24.com
Definition von Variablen Kosten – bei wirtschaftslexikon24.com
Fixkostenmanagement – bei management-praxis.de
Investitionen richtig planen – bei lexware.de
Investitionsplanung – bei controllingportal.de

Begriffserklärungen und Definitionen (hier auf der Website)

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