Budget 2015 - neue Tipps

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Fangen Sie rechtzeitig an

Im September beginnt traditionell die Budgetsaison. Ich möchte Ihnen raten, bereits jetzt mit den Vorbereitungen der Budgeterstellung für das nächste Jahr zu beginnen. Es dauert erfahrungsgemäß durchaus mehrere Monate bis das Budget fertig ist. Man muss sich mit seinen Führungskräften beraten, Daten zusammentragen (siehe -> Budget Vorbereitung), danach gilt es alle Zahlen in die richtige Form zu bringen und in die Vorlage einzugeben (siehe -> Downloadbereich Budget [355 KB] ). Für die planmäßige Erstellung des Budgets habe ich Ihnen in diesem Bereich umfangreiche Informationen zusammengestellt. Hier die Übersicht:

A. Vorbereitung Eine gute Vorbereitung erleichtert die Erstellung des Budgets ganz entscheidend. Wie im Restaurantalltag gilt auch hier: Mise en place ist mindestens 50% der Arbeit.

B1. Das Personalbudget Auch bei der Entwicklung des Personalbudgets kann und sollte man sich an den Zahlen des Vorjahres orientieren...

B2. Das Marketingbudget Ich denke, die meisten Gastronomen werden beim Thema Marketing eher intiutiv handeln - kommt ein Angebot für eine Sonderveröffentlichung zum Thema "Biergartenzeit" wird zugegriffen und eine Anzeige geschaltet.

B3. Zusammenstellen der Fixkosten Fixe Kosten sind allgemein solche Kosten, die sich nicht unmittelbar mit der Höhe der Einnahmen verändern...

B4. Zusammenstellen der variablen Kosten Variable Kosten sind solche Kosten, die sich mit der Steigerung oder Verringerung des Umsatzes analog verändern. Bei steigenden Umsätzen erhöht sich z.B. der absolute Wert der Wareneinkäufe, des Verbrauchsmaterials oder der Energiekosten.

B5. Erlösplanung Das ist der schwierigste Teil. Auch wenn man auf den Zahlen aus Vorjahren aufbauen kann, ist die Planung des Umsatzes immer auch ein wenig der Blick in die Glaskugel...

B6. Das Zusammenstellen aller Werte Im letzten Schritt werden alle Werte in die Excel-Tabelle eingetragen. Nun sieht man das erste Mal die Gesamtauswirkungen aller Teilüberlegungen. Hier beginnt nun auch das „Spiel mit den Zahlen“.

C. Das Investitionsbudget Zu einer detaillierten Planung von Investitionen gehört neben der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit auch das Bestimmen des besten Zeitpunkts für die Investition, die umfangreiche Bewertung...

D. Die Liquiditätsplanung In der Planung der Liquidität stellt man alle Geldzuflüsse und Geldabflüsse in einem bestimmten Zeitraum dar. Der Liquiditätsplan stellt also sicher, dass man stets zahlungsfähig bleibt.

E. Der Soll-Ist-Vergleich Mit der reinen Erstellung des Budgets ist es selbstverständlich nicht getan. Im Laufe des Jahres geht es darum, monatlich einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen - also die geplanten Zahlen (Budget) und die tatsächlichen Zahlen (Actual) miteinander abzugleichen und Differenzen zu erkennen.

Begriffe und Definitionen Hier finden Sie einige wichtige Begriffe und Definitonen im Zusammenhang mit der Budgeterstellung.

Wie ermitteln Sie die zukünftige Anzahl der Gäste?

Die Anzahl der Gäste für die Zukunft zu ermitteln ist keine leichte Aufgabe. Wenn Sie dies jedoch beherrschen, wird es Ihnen ein verlässlicheres Budget liefern, die Einsatzzeiten des Personal optimieren, den Einkauf verbessern, Ihre Ressourcen schonen und am Ende wird unter dem Strich deutlich mehr hängenbleiben. Ein Cateringunternehmen (Partyservice) hat es bei diesem Vorgang im Großen und Ganzen immer einfacher. Die Gästezahlen stehen fest und das Personal und der Wareneinkauf kann ideal koordiniert werden. Versuchen Sie mit Ihrer Gastronomie so nah wie möglich an diesen Zustand heranzukommen. Aber wie?

+ Führen Sie ein "Tagebuch"
Am besten Sie nehmen dazu ein Kalenderbuch oder auch ein Reservierungsbuch. Tragen Sie hier alles relevante eines Tages ein: Gästeanzahl, Wetter, besondere Veranstaltungen, Ferienzeiten oder Feiertag, sonstige Besonderheiten und Vorkommnisse.

+ Denken Sie an große TV-Events
Wenn im Fernsehen große Events übertragen werden (Fussball-WM, etc.) kann das deutlich weniger Geschäft bedeuten. Behalten Sie das also im Auge.

+ Beachten Sie große Veranstaltungen in Ihrer Stadt
Diese können entweder bedeuten, dass weniger Gäste zu Ihnen kommen oder aber auch, dass mehr los sein wird. Das hängt natürlich damit zusammen, ob Ihre Location im Bereich der Veranstaltung ist und dort eingebunden sein kann.

+ Wetterdienste
Verfolgen Sie regelmäßig die Wetterdienste. Am besten, Sie schauen sich mehrere Seiten an und bilden daraus das Mittel :) Kein Wetterdienst ist wirklich 100% verlässlich. Mit Hilfe des Wetters können Sie jedoch Ihre Dienstpläne optimieren und die Anzahl der Gäste besser einschätzen. Natürlich insbesondere dann, wenn Sie eine große Terrasse oder Biergarten haben.

Übrigens: Das Wetter bzw. die Temeperatur haben auch Einfluss auf die Essgewohnheiten der Gäste! Ist es kalt gehen eher warme Speisen oder auch mal ein heißer Apfelstrudel - ist es hingegen warm, werden z.B. Salate und leichte Speisen bevorzugt. Also kann sich auch die Küche bei ihrem Mise en place mithilfe der Wettervorhersage besser einstellen.

+ Flexiblere Arbeitszeiten
Besprechen Sie mit Ihrem Personal flexiblere Arbeitszeiten. Das könnte bedeuten, dass kurzfristig jemand eingerufen wird aber auch dass jemand kurzfristig zu Hause bleiben kann. Legen Sie Richtlinien fest, wie Sie damit umgehen wollen. Es sollte keine reine Willkür sein. Im besten Falle regeln Sie so etwas sogar schon im Arbeitsvertrag. (Schauen Sie sich doch einmal den Artikel zum Thema -> Dienstplangestaltung an.)

+ Demographische Daten im Auge behalten
In der längeren Betrachtung sollten Sie sich auch mit den Bevölerungsdaten Ihrer Stadt/Region auseinandersetzen. Stellen Sie z.B. fest, dass in Ihrer Stadt der Anteil der über 60 Jährigen besonders hoch ist, könnten Sie für diese Zielgruppe mehr Angebote schaffen. Gleiches gilt für viele Kinder etc. Lesen Sie mehr dazu auch hier: -> Kinder als Zielgruppe / -> Zielgruppe 55+

+ Trends
Informieren Sie sich stets über die aktuellen Trends in der Gastronomie. Bleiben Sie am Ball. Was sind die neusten Trends? Persönlicherer Service, Produkte der Region, Bio, gesundes Essen, Techniktrends jeder Art ...


Insgesamt sollte man immer mehr den Focus auf der Optimierung des Verkaufs und der Verbesserung der Vorhersage von Gästeaufkommen haben als auf das Reduzieren der Kosten. Damit wird man stets weiter kommen.

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