Kalkulation - schlecht kalkuliert wird teuer

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Kalkulation von Veranstaltungen

Rechnungswesen und Kalkulation sind im Gastgewerbe unverzichtbar

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Die Kalkulation und auch die Nachkalkulation einer Veranstaltung gehören zum unternehmerischen Alltag. Insbesondere bei Caterings kann man viele Fehler machen, die einem im schlechtesten Falle teuer zu stehen kommen. Kalkulieren Sie sorgfältig und in Ruhe - niemals direkt im Gespräch mit dem Gast.

Informationen zum Thema Wareneinsatz und allgemeine Preiskalkulation finden Sie in den entsprechenden Fachartikeln.

Im Catering (und auch im Bankett) kommt es leider immer wieder vor, dass Positionen bei der Kalkulation vergessen werden. Diese bietet man somit dem Kunden auch nicht an. Später ist es sehr schwierig, dem Kunden klar zu machen, dass diese Kosten noch dazu kommen und extra berechnet werden müssen. Meist ist hier kein Einsehen und man bleibt auf diesen Kosten sitzen. In jedem Fall sollte man sich mit allgemeinen Hinweisen im Angebot ein wenig absichern wie z.B. "Zusatzkosten von bis zu 5% der Angebotssumme sind möglich" oder "Preissteigerungen im Einkauf müssen wir leider weitergeben. Bitte rechnen Sie mit Erhöhungen um bis zu 3% bei den Menüpreisen".

Nichts desto trotz sollte es natürlich der Anspruch sein, keine Position zu vergessen. Sie finden hierzu reichlich Anregungen in der Checkliste und der Zusatzliste für Caterings. Hier nochmal einige mögliche Fehlerquellen:

  • Vergessen Sie nicht die Extra-Personalkosten
  • Vergessen Sie nicht die Transport- und Wegekosten
  • Vergessen Sie nicht die Auf- und Abbaustunden (Mobiliar, Eindecken, etc.)
  • Vergessen Sie nicht das teure Mietgeschirr, -besteck, etc. zu berechnen
  • MwSt. nicht vergessen - bei Privatkunden inklusive / bei Firmenkunden on top

Nachkalkulation

Nach der Veranstaltung sollten Sie unbedingt eine Nachkalkulation vornehmen. Nehmen Sie sich die Zeit und berechnen Sie alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung entstanden sind. Haben Sie an alles gedacht, haben Sie alles dem Kunden in Rechnung gestellt?

Besonders interessant ist dies auch bei Getränkepauschalen. Sehr häufig wünschen Kunden eine Pauschale für Getränke, um eine gewisse Planungssicherheit zu haben. Oftmals werden diese Pauschalen aber zu billig verkauft, so dass am Ende kaum ein Gewinn übrig bleibt. Kalkulieren Sie daher nach. Berücksichtigen Sie jede Flasche Wasser, Bier, Wein, etc. die Sie im Rahmen der Pauschale ausgeschenkt haben. Stellen Sie Ihren Umsatz aus der Pauschale dagegen. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden? Umso besser. Dann können Sie beim nächsten Mal wieder eine Pauschale zu diesem Preis anbieten. Passt es nicht, müssen Sie den Preis anheben.

Hier noch 2 Tipps für Getränkepauschalen:
1. Limitieren Sie eine Getränkepauschale immer auf eine bestimmte Anzahl von Stunden und 2. Eine Pauschale für eine Hochzeit und eine Pauschale für eine Firmenfeier sind zwei Paar Schuhe. Der Preis muss (auch bei gleichem Getränkeangebot) anders sein!

Wenn Sie am Ende mit Ihrer Gesamtkalkualtion nachträglich zufrieden sind - wunderbar. Wenn nicht, dann passen Sie diese für die Angebote bei zukünftigen Veranstaltungen entsprechend an. Nur so wird die Abteilung Bankett/Catering in Ihrem Haus eine Erfolgsgeschichte.

Hierzu finden Sie im Downloadbereich eine -> Excel-Datei zur Berechnung einer Getränkepauschale [64 KB] mit Vor- und Nachkalkulation (inkl. Musterdaten, damit Sie sich in der Datei besser zurechtfinden). Ganz nebenbei liefert Ihnen die Berechnung auch noch die benötigten Bestellmengen! Ein tolles Tool.

Balken schmal - Weiterführende Links und Infos

Wie kalkuliere ich richtig - auf controllingportal.de
Pauschalpreise gefährden die Rendite - bei AHGZ.de
Kalkulation von Tagungstechnik am Beispiel eines Beamers (PDF) - bei wihoga.de

Kalkulation von Speisen und Getränken allgemein - hier auf www.g-wie-gastro.de

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